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In reception qualcuno usa ChatGPT per rispondere alle email, in sala qualcun altro traduce il menù con un'app diversa, e nessuno sa cosa ha scritto l'altro. Le risposte escono generiche, a volte con un orario o un servizio che la struttura non offre. Ogni tanto nella chat finisce la mail di un ospite, con nome, telefono e allergia del figlio. Mancano istruzioni scritte per ogni mansione e regole uguali per tutto lo staff.
I prompt sono scritti in italiano semplice e funzionano con Claude, ChatGPT e gli altri assistenti che accettano istruzioni scritte. Per iniziare non serve un abbonamento a pagamento. Ogni prompt dice cosa incollare e in che ordine; se nel tuo strumento il risultato esce diverso dall'esempio, le regole di verifica ti dicono cosa controllare prima di usarlo.
Allergie, intolleranze, disabilità e ogni informazione sulla salute degli ospiti rientrano fra le categorie particolari di dati dell'articolo 9 del GDPR, che hanno tutele più strette. Le regole della libreria chiedono di toglierle prima di incollare un testo, insieme a nomi, telefoni, email e documenti. Per scrivere una risposta all'assistente basta la domanda, senza chi l'ha fatta.
Dipende dall'account. OpenAI scrive che può usare i contenuti dei servizi per privati, come ChatGPT, per addestrare i modelli, salvo disattivare l'opzione «Migliora il modello per tutti» nei controlli dei dati. Per ChatGPT Business, Enterprise, Edu e per l'API non li usa, salvo scelta diversa (pagine di aiuto OpenAI, ottobre 2026). Controlla l'impostazione in ogni account dello staff.
Non indichiamo un numero di ore: dipende da quante email, recensioni e traduzioni gestisce ogni persona e da quanto le conosce già. Per misurarlo, scegli una mansione e annota per una settimana il tempo speso sulle risposte scritte. La settimana dopo rifai la stessa misura usando i prompt e confronti i due totali.
Gli assistenti AI cambiano funzioni, nomi delle impostazioni e condizioni d'uso. Ogni sei mesi, per 12 mesi, rivediamo i prompt che non danno più il risultato dell'esempio e aggiorniamo le regole su fatti e dati degli ospiti. Trovi la nuova versione nel tuo account del negozio e ti avvisiamo per email quando è disponibile.